Zeitfresser erkennen und eliminieren

Zeitfresser erkennen und eliminieren

Kennst du deine Zeitfresser?

Kennst du das? Du hast sooo viel zu tun und eine ellenlange to-do Liste. Du bist den ganzen Tag am Rotieren und Arbeiten und am Abend hast du das Gefühl, dass du nichts erreicht hast und die to-do Liste sogar noch länger geworden ist.

Zeiterfassung mit toggl

Ich tracke meine Arbeitszeit für meine Kunden mit dem kostenlosen Zeiterfassungsapp von toggl (unbezahlte Werbung aus Überzeugung ?). Ich habe nun während einer Woche meine gesamte Zeit mit toggl getrackt und zwar wirklich alles (Arbeit für meine Kunden, Kinderbetreuung, Haushaltsarbeiten, Einkaufen, Social Media, Hobby’s, nichts tun, etc.).

Ganz ehrlich, es war echt eine aufschlussreiche Erfahrung, okay ich geb’s zu, es braucht etwas Disziplin, aber es hat mir ganz deutlich aufgezeigt, dass ich zu viel Zeit mit Social Media verbringe und mich zu leicht von e-Mails, What’s App und SMS ablenken lasse. Interessanterweise kann ich es während der Arbeit gut «ausblenden», aber während den Arbeiten, die ich nicht so mag, wie z.B. Haushaltsarbeiten, lasse ich mich ganz leicht ablenken.

Dies will ich nun angehen und ich werde künftig Zeitfenster für Social Media einplanen und auch die Mails, What’s App und SMS «gesammelt» zu bestimmten Zeiten beantworten. Bin sehr gespannt, wie viel Zeit ich so gewinnen kann?.

Vielleicht findest auch du deine Zeitfresser, wenn du deine Zeit einmal etwas bewusster analysierst (muss ja nicht gerade eine ganze Woche lang sein ?).

Mögliche Zeitdiebe

Hier habe ich noch ein paar weitere mögliche Zeitdiebe zusammengetragen:

  • Telefonische Unterbrechungen
  • Post- / Maileingang
  • Chaos auf dem Schreibtisch, schlechte Ablage è lange Suchzeiten
  • Perfektionismus
  • Mangelnde Konzentration / zu vieles gleichzeitig machen
  • Planloses Arbeiten ohne Prioritäten
  • TV und Podcast
  • Unfähigkeit NEIN zu sagen – Helfersyndrom
  • Lärm
  • Überflüssige Arbeiten
  • Fehlende pausenMöglicherweise braucht es nur ein paar kleine Veränderungen und du wirst produktiver und effizienter. Deshalb habe ich dir hier ein paar Ideen zusammengetragen, wie du deine Zeitfresser eliminieren kannst.

 Möglicherweise braucht es nur ein paar kleine Veränderungen und du wirst produktiver und effizienter. Deshalb habe ich dir hier ein paar Ideen zusammengetragen, wie du deine Zeitfresser eliminieren kannst.

moegliche Zeitdiebe

Wie du deine Zeitfresser eliminieren kannst

Nachdem die Zeitfresser erkannt sind, geht es daran diese zu eliminieren. Schliesslich wollen wir effizienter und produktiver werden.

Hier meine Tipps:

Planen und Prioritäten setzen ?

Ich behaupte jetzt einmal zum Eliminieren von Zeitdieben ist Planung und Priorisierung das A und O. Ich plane jeweils am Sonntag meine nächste Woche. Ich schreibe alle to-do’s und damit meine ich wirklich alle (Familie, Haushalt, Business) und priorisiere sie anschliessend. Es ist nicht immer alles wirklich oberwichtig. Sobald ich die Priorisierung erledigt habe, plane ich die to do’s in die Agenda mit festen Zeitfenstern ein. Denn jede Aufgabe braucht genau so viel Zeit wie du ihr gibst ?. Dies war für mich eine wirklich wichtige Erkenntnis. Ich weiss, eine Planung ist toll, aber ich weiss auch, dass dies als Mama nochmals eine andere Geschichte ist. Das Leben ist fast nicht mehr planbar und du kannst sicher sein, dass immer etwas dazwischen kommt. Und trotzdem hilft mir meine Planung enorm. Denn plötzlich kommt der Moment wo ich 10 Minuten Ruhe habe und dann brauche ich nur auf meinen Plan schauen und kann direkt loslegen. Ich muss nicht zuerst noch 10 Minuten überlegen, was den jetzt am dringensten zu erledigen wäre.

Kein Multitasking

Ich weiss, dies ist schwierig für uns Frauen. Ich habe lange selber gedacht ich bin der Master of Multitasking. Aber ich habe wirklich herausgefunden, dass ich effizienter bin und vor allem die Aufgaben auch zu Ende bringe, wenn ich mich auf EINE Aufgabe konzentriere. Probier es doch einmal aus ?!

Überdenke deine Erreichbarkeit

Musst du wirklich immer und ständig erreichbar sein oder kannst du dein Handy auch mal ausschalten? Der Flugmodus eignet sich dafür hervorragend. Es gibt auch die Möglichkeit, dass nur bestimmte Anrufe erscheinen, wie z.B. die Kita oder die Schule.

Keine Aufschieberitis
? EAT THE FROG FIRST ?

Du kennst es bestimmt auch, da gibt es dieses eine unangenehme Telefongespräch, dass du schon lange erledigen solltest. Aber immer findest du wieder Aufgaben, welche viel wichtiger sind als dieses Telefongespräch. Aber ganz ehrlich, ist es nicht so, dass dir dieses Telefongespräch dabei immer im Nacken sitzt und du es nicht aus deinem Kopf kriegst, weil du genau weisst, es sollte doch erledigt werden? Ich versuche die unangenehmen, mühsamen, nervigen Arbeiten möglichst immer zu Beginn zu erledige. Denn dan habe ich den Kopf frei und kann mich voll und ganz auf alle anfallenden Arbeiten konzentrieren.

Lege deinen Perfektionismus ab

In Sachen Perfektionismus bin ich wohl ein Spezialist. Er macht mir das Leben immer wieder unnötig schwer, aber ich habe es erkannt und arbeite daran, diesen abzulegen, wenn er mir nicht nützt. Ich glaube zu diesem Thema brauchts einen eigenen BLOG-Beitrag ?.

Ordne dein Chaos und prüfe ob du vielleicht viel zu viel «Zeugs» hast

Ich glaube, wir müssen nicht darüber diskutieren, dass wir wertvolle Zeit verschwenden, wenn wir unsere Unterlagen, Schlüssel oder was auch immer dauernd suchen müssen. Ich weiss, es fällt nicht allen leicht, ordentlich zu sein. Aber ich behaupte, dass schon kleine Veränderungen eine enorme Erleichterung bringen können. Gib deinen alltäglichen Gegenständen einen festen Platz. Leg deine Hausschlüssel konsequent immer am gleich Ort ab. Gewöhne dir an, zwei Schritte mehr zu machen und den Gegenstand an den richtigen Ort zu legen. Räume das Geschirr vom Esstisch direkt in die Spülmaschine und nicht zuerst in die Küche und lass es anschliessend dort wieder stehen. Wenn du es schon in den Händen hälst, ist es kaum ein grösserer Aufwand es direkt in die Spülmaschine zu geben. Dies sind nur kleine Beispiele, welche dir aber bestimmt bereits mehr Zeit verschaffen können.

Helfen lassen

Es ist kein Zeichen von Schwäche, wenn man Hilfe annimmt. Gerade als Mama (ob berufstätig oder nicht) sind die Anforderungen gewaltig. Also warum die Kinder nicht mal für 2h einer Freundin abgeben, den Sonntagszopf vom Ehemann backen lassen oder die Kinder über Nacht zu den Grosseltern geben? Du kannst dir auch Unterstützung für dein Business z.B. mit einer virtuellen Assistentin holen ?.

Welche Zeitfresser machen DIR das Leben schwer? Hast du bereits Strategien, um sie loszuwerden?

Zeitfresser erkennen und eliminieren
Pinterest Marketing für dein Business

Pinterest Marketing für dein Business

Was ist Pinterest

Pinterest kann der Trafficbringer Nr. 1 für deine Website sein, nach Google. Pinterest bringt dir organischen Traffic auf deine Website, BLOG oder online Shop, damit du deinen Kunden dein Produkt verkaufen kannst. Pinterest ist eine visuelle Suchmaschine, ähnlich wie Google, die Resultate werden jedoch mit Bildern, sogenannten Pins angezeigt. Der Name Pinterest setzt sich aus den englischen Wörtern pin = «anheften» und Interest = Interessen zusammen. Die Pins (Bilder mit Texten und Beschreibungen) können gemerkt werden und auf persönlichen Pinnwänden (vorstellbar wie die «alten» Korkwände im Büro) nach Thema / Kategorie / Interessen gespeichert und gesammelt werden.

Man kann also sagen, Pinterest ist eine Inspirationsquelle und ein Ideenlieferant. Hier sehen wir auch direkt das grosse Potential von Pinterest. Der oder die Nutzer sind offen für Inspiration und Ergebnisse. Sie haben einen Wunsch oder ein Problem und stehen noch ganz am Anfang ihres Lösungsfindungsprozesses. Sie suchen eher selten nach bekannten Marken, sondern sind offen für neues. Die Nutzer suchen z.B. weisse Turnschuhe und nicht Adidas Sneaker. Dies bedeutet auch für kleine Unternehmen mit wenig Werbebudget eine grosse Chance gefunden zu werden und somit Sichtbarkeit und Reichweite aufzubauen.

Der Pinterest Nutzer startet also eine Anfrage, sucht nach Ideen und Inspiration, sieht einen passenden Pin, klickt auf diesen Pin um mehr zu erfahren und gelangt so auf deine Website.

Pinterest ist sehr bekannt aus dem DIY-Bereich und für die Suche nach Rezepten und viele Menschen meinen, Pinterest könne man hauptsächlich für Bastelanleitungen für Kinder nutzen. Dies ist aber weit gefehlt und auf Pinterest sind mittlerweile unzählige Nischen und Kategorien vorhanden. Die beliebteste Kategorie auf Pinterest ist Wohnen & Einrichten für Einrichtungsideen.

Ein kleines Beispiel: Die aktuelle Situation (Corona) hat dazu geführt, dass Suchanfragen zum Thema mentales Wohlbefinden von März bis Mai 2020 signifikant angestiegen sind (z.B. Meditation +44%, Dankbarkeit +60% und Positivität +42%).

Pinterest wurde 2010 gegründet und ist in den letzten 2 Jahren signifikant gewachsen. Die Zahl der monatlich aktiven Nutzer von Pinterest ist im ersten Quartal 2020 erneut gestiegen. Das Unternehmen konnte einen Höchstwert von rund 367 Millionen Nutzern vermelden. Im Vergleich zum Vorjahr wuchs somit die Zahl der Personen, die mindestens einmal pro Monat Pinterest nutzen um rund 26% (Quelle www.de.statista.com)

Pinterest ist eine sehr langlebige Plattform und deine erstellten Pins (mit den richtigen Keywords) erscheinen über Jahre in der Suche von Pinterest. Du kannst also, wenn du es richtig machst, mit Pinterest nachhaltig Traffic auf deine Website bringen.

Warum du Pinterest für dein Business nutzen solltest

Wünschst du dir nachhaltigen Traffic auf deiner Website? Verkaufst du deine Produkte vorwiegend online? Wünscht du dir eine Alternative und/oder Ergänzung zum aufwendigen Social Media, welches deine tägliche Präsenz und Interaktion erfordert und am Ende des Tages kaum Klicks auf deine Website bringt?

Das grossartige an Pinterest ist, dass es keine Social Media Plattform ist. Das bedeutet, es erfordert nicht deine Präsenz (dir bleibt mehr Zeit für dein Kerngeschäft), es braucht keine «Live-Videos», es erfordert kein Interagieren und du erhälst wenige bis keine Direktnachrichten. Pinterest bringt dir also Traffic ohne ständiges «interagieren». Dein Content auf Pinterest ist planbar und somit gut in dein Daily Business integrierbar.

 Mit Pinterest kannst du regelmässigen Traffic auf deine Website generieren, deine Newsletter-Anmeldungen vervielfachen und damit vertrauen in dich und deine Marke aufbauen und so natürlich deinen Umsatz steigern, sowie deine Sichtbarkeit und Reichweite erhöhen.

Pinterest fürs Business nutzen

Was brauchst du, um auf Pinterest erfolgreich durchzustarten

Damit du Pinterest erfolgreich nutzen kannst, brauchst du gar nicht so viel. Die wichtigste Voraussetzung ist: du lieferst wertvollen Content mit Mehrwert.

Folgendes solltest du jedoch für ein erfolgreiches Pinterest-Marketing mitbringen:

  • eine Website
  • ein Produkt, dass du verkaufen möchtest
  • einen Blog oder
  • einen Online-Shop oder
  • einen Podcast
  • Freebies sind ein zusätzliches Plus

Wie bereits erwähnt, ist Pinterest keine Social Media Plattform und funktioniert mit Keywörtern. Deshalb braucht Pinterest vor allem eines: GEDULD. Bringst du diese Geduld mit, setzt deinen Account richtig auf und pinnst strategisch, wird dir Pinterest viel Freude bringen und vor allem regelmässigen und nachhaltigen Traffic auf deine Website.

Möchtest du vom Potential von Pinterest profitieren, hast aber nicht die Zeit dich auch noch darum zu kümmern? Hier geht es zu meinen Pinterest Services.

Gründe für Pinterest Marekting
10 Gründe für die Zusammenarbeit mit einer VA

10 Gründe für die Zusammenarbeit mit einer VA

Hast du dir auch schon überlegt, wie großartig es wäre, zeitraubende, mühsame, energiefressende Arbeiten an eine virtuelle Assistentin abzugeben? Findest du den Gedanken, dass du deine ganze Konzentration, Energie, Kreativität und Motivation in die Kernaufgaben deines Business investieren könntest ohne ständig im Hinterkopf zu haben, dass sich die Berge auf deinem Bürotisch türmen, schlichtweg grandios? Was lässt dich zögern? Denkst du, eine virtuelle Assistenz kannst du dir nicht leisten?

Vielleicht kann ich dich mit den folgenden 10 Gründen überzeugen, dass die Zusammenarbeit mit einer VA nicht «teuer» ist:

Zeitgewinn

Dies ist wohl der wichtigste Grund, eine VA zu engagieren. Die ganze Administration, die hinter einem Unternehmen steht ist immens. Es braucht so viel Zeit die ganzen Rechnungen zu schreiben, die Buchhaltung nachzuführen, Recherchen zu tätigen, Auswertungen vorzunehmen, etc. Soo viel Zeit fehlt dir anschliessend um dein Unternehmen voran zu bringen. Oder hat dein Tag mehr als 24 Stunden? Wäre es nicht schön, wieder einmal ein Wochenende einfach zu geniessen ohne ständig an die ganzen Papierberge zu denken?

Kostenkontrolle

Du allein entscheidest wie viel du für eine virtuelle Assistentin ausgeben willst/kannst. Du definierst den Umfang der Stunden, die deine VA arbeiten soll. Jede virtuelle Assistentin führt eine Zeiterfassung, ausser natürlich es wurden Paketpreise vereinbart. Die Zeiterfassung erfolgt online und du hast laufend den Überblick über die geleisteten Stunden und hast deine Kosten somit komplett unter Kontrolle. Zusätzliche Kosten fallen nicht an (ausser natürlich, es wurde etwas anderes vereinbart).

Mehr Flexibilität

Deine virtuelle Assistentin arbeitet dann, wenn du Aufgaben für sie hast. (Fast) jedes Business ist von Auftragsschwankungen betroffen. Es wird Zeiten geben, wo du vielleicht nur 2h Arbeit für deine VA hast, aber wenn gerade viel läuft, steht dir deine virtuelle Assistentin zur Seite. Bei Bedarf auch ganz kurzfristig. Deine virtuelle Assistentin unterstütz dich genau dann, wenn du sie brauchst.

Hoch motivierte Mitarbeit

Ich liebe meine Arbeit und lebe nach dem Motto: «Wähle einen Job den du liebst und du brauchst nie mehr arbeiten». Und genau so sieht auch unsere Zusammenarbeit aus. Ich bin hoch motiviert und mein Ziel ist, dein Business aufs nächste Level zu bringen.

Profitiere von externem Fachwissen

Ich habe eine kaufmännische Ausbildung absolviert und eine höhere Fachschule abgeschlossen. Ich habe also meinen Job von der Pike auf gelernt. Mit über 20 Jahren praktischer Erfahrung, weiss ich wovon ich rede. Mir ist es ein persönliches Anliegen, mich laufend weiter zu bilden und stets up-to-date zu sein. Hast du auch die Zeit dich laufend in diesem Bereich weiterzubilden? Denkst du nicht, dass ich die ganzen Arbeiten vielleicht auch schneller erledigen kann als du? (ist also überhaupt nicht böse gemeint, deine Arbeit könnte ich sicher auch nicht so gut ausführen wie du?).

Freier Kopf – mehr Produktivität

Wenn du nicht dauernd an deine Stapel auf dem Bürotisch denken musst und weisst, dass die anstehenden Pendenzen zuverlässig erledigt werden, hast du plötzlich einen freien Kopf und kannst die neuen Kapazitäten in umsatzsteigernde Tätigkeiten für dein Unternehmen investieren. Dein Invest in eine VA kannst du so also einfach wieder reinholen.

Neue Impulse – anderer Blickwinkel

Während meiner Arbeit lerne ich sehr viele verschiedene Unternehme und Branchen kennen. Ich sehe ganz viele verschiedene Abläufe und lerne verschiedene Prozesse kennen. Dies ermöglicht mir auch, dir neue Impulse oder Blickwinkel für dein Business zu zeigen. Natürlich wahre ich alle Betriebsinteressen und gebe keine Daten weiter.

Ordnung ins Chaos bringen

Ich habe mehr als 20 Jahre Erfahrung im kaufmännischen Bereich und gelernt Prozesse aufzusetzen, Ordnung ins Chaos zu bringen und Aufgaben auf dem schnellsten, einfachsten und effizientesten Weg zu erledigen. Möchtest du nicht auch gerne davon profitieren? Vertrau auf meine Kompetenzen, genau so wie deine Kunden auf deine Kompetenzen vertrauen.

Work Life Balance

Gerade als Selbständiger ist die Gefahr einer unausgeglichenen Work-Life-Balance ziemlich hoch. Schliesslich geht es um die eigenen Existenz und für viele bedeutet die Selbständigkeit auch selbst und ständig. Dies muss nicht sein. Sei achtsam mit dir selber und gönne dir Freizeit und Ruhephasen.

Your success is their success

Genau so, wie du ein erfolgreiches Unternehmen führen willst, will ich das auch. Kundenzufriedenheit steht an oberster Stelle. Wenn du erfolgreich bist/wirst, ist dies auch mein Erfolg!

Zögerst du immer noch? Hast du dir den schon Mal überlegt, wie WERTvoll deine «FREI»-Zeit ist?

Teste die Zusammenarbeit mit mir mit meinem Starterpaket.

Was ist eine virtuelle Assistentin

Was ist eine virtuelle Assistentin

Eine virtuelle persönliche Assistentin (VPA) oder auch virtuelle Assistentin (VA) übernimmt für ihre Auftraggeber (Kunden) alle Aufgaben, die aus dessen Sicht beruflich vom eigentlichen Kerngeschäft ablenken oder private Zeit kosten und nicht selbst ausgeführt werden müssen. Die Zusammenarbeit erfolgt virtuell, das heisst, die VA interagiert mit ihren Kunden mittels modernen Informations- und Kommunikationstechnologien (Definition gem. Wikipedia).
Der Einfachheit halber verwende ich die weibliche Form, da ich selber weiblich bin ;-).

 

 

Entlastung im Back Office

Also: eine virtuelle Assistentin kann mit Internet und Laptop zeitlich flexibel und ortsunabhängig arbeiten und wird meist für bestimmte (und zeitlich) begrenzte Aufgaben gebraucht. Sie ist selbständig und stellt (Ende Monat) Rechnung. Im Idealfall hat sie eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Administration / Sekretariat / Back Office. Sie übernimmt sämtliche Aufgaben, welche dich von deinem Kerngeschäft «ablenken». Du hast so die Möglichkeit ungeliebte oder zeitraubende Aufgaben an Fachkräfte auszulagern, die den Job schneller und effizienter erledigen. Eine virtuelle Assistentin hält ihr Wissen stets up-to-date und bildet sich laufend weiter. Bereits mit wenigen Stunden pro Monat kann sie deine Prozesse optimieren und dir eine grosse Last abnehmen.

 

Du kannst deine Energie wieder auf die Sachen lenken, die dir Freude bereiten und die gesparte Zeit in umsatzsteigernde Aktivitäten investieren. So holst du die Kosten für eine VA schnell wieder rein.

 

 

Outsourcen von Back Office Arbeiten

Folgende Aufgaben eigenen sich hervorragend für die Abgabe an eine virtuelle Assistentin:

 

  • Datenerfassung und- pflege
  • Recherche
  • allg. Korrespondenz
  • Dokumente / Tabellen erstellen und formatieren
  • e-Mailmanagement
  • Anrufe tätigen / beantworten – Termine vereinbaren
  • Reports / Auswertungen erstellen
  • Rechnungsstellung
  • (vorbereitende) Buchhaltung
  • Präsentationen erstellen
  • Flyer / Grafiken erstellen
  • Eventmanagement
  • Reisemanagement
  • Kundenservice
  • u.v.m.

Das Tätigkeitsgebiet einer VA beschränkt sich natürlich nicht nur auf die Administration resp. Back Office. Die Möglichkeiten sind mittlerweile schier unbeschränkt.

 

Hier ein paar Beispiele

 

  • Social Media Marketing
  • SEO
  • Grafikdesign
  • Webdesign / Webseitenpflege
  • IT-Dienstleistungen
  • Copywriting
  • Übersetzungen / Korrektur
  • u.v.m.

Vorteile einer virtuellen Assistentin

Von folgenden Vorteilen profitierst du, wenn du eine virtuelle Assistentin engagierst:

 

  • Du brauchst keinen Arbeitsplatz einzurichten und keine Infrastruktur und/oder Arbeitsmaterial zur Verfügung stellen
  • Du bezahlst nur die effektive Arbeitszeit, keine Pausen, keine Wartezeit, keine Leerzeit
  • Es entstehen dir keine Ausbildungskosten
  • Du bezahlst keine Sozialversicherungen und hast keinen Aufwand mit der Abrechnung
  • Dir entstehen keine Kosten im Krankheitsfall oder bei Unfall oder während den Ferien
  • Du zahlst kein Wochenend-Zuschlag
  • Du erhälst einfach eine Rechnung für die geleisteten Stunden

Und überzeugt? Entscheide dich dafür, dass deine Zeit WERTvoll ist und verbringe sie mit Aufgaben die du gerne machst.

 

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