Eine virtuelle persönliche Assistentin (VPA) oder auch virtuelle Assistentin (VA) übernimmt für ihre Auftraggeber (Kunden) alle Aufgaben, die aus dessen Sicht beruflich vom eigentlichen Kerngeschäft ablenken oder private Zeit kosten und nicht selbst ausgeführt werden müssen. Die Zusammenarbeit erfolgt virtuell, das heisst, die VA interagiert mit ihren Kunden mittels modernen Informations- und Kommunikationstechnologien (Definition gem. Wikipedia).
Der Einfachheit halber verwende ich die weibliche Form, da ich selber weiblich bin ;-).

 

Entlastung im Back Office

Also: eine virtuelle Assistentin kann mit Internet und Laptop zeitlich flexibel und ortsunabhängig arbeiten und wird meist für bestimmte (und zeitlich) begrenzte Aufgaben gebraucht. Sie ist selbständig und stellt (Ende Monat) Rechnung. Im Idealfall hat sie eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Administration / Sekretariat / Back Office. Sie übernimmt sämtliche Aufgaben, welche dich von deinem Kerngeschäft «ablenken». Du hast so die Möglichkeit ungeliebte oder zeitraubende Aufgaben an Fachkräfte auszulagern, die den Job schneller und effizienter erledigen. Eine virtuelle Assistentin hält ihr Wissen stets up-to-date und bildet sich laufend weiter. Bereits mit wenigen Stunden pro Monat kann sie deine Prozesse optimieren und dir eine grosse Last abnehmen.

Du kannst deine Energie wieder auf die Sachen lenken, die dir Freude bereiten und die gesparte Zeit in umsatzsteigernde Aktivitäten investieren. So holst du die Kosten für eine VA schnell wieder rein.

 

Outsourcen von Back Office Arbeiten

Folgende Aufgaben eigenen sich hervorragend für die Abgabe an eine virtuelle Assistentin:

  • Datenerfassung und- pflege
  • Recherche
  • allg. Korrespondenz
  • Dokumente / Tabelllen erstellen und formatieren
  • e-Mailmanagement
  • Anrufe tätigen / beantworten – Termine vereinbaren
  • Reports / Auswertungen erstellen
  • Rechnungsstellung
  • (vorbereitende) Buchhaltung
  • Präsentationen erstellen
  • Flyer / Grafiken erstellen
  • Eventmanagement
  • Reisemanagement
  • Kundenservice
  • u.v.m.

Das Tätigkeitsgebiet einer VA beschränkt sich natürlich nicht nur auf die Administration resp. Back Office. Die Möglichkeiten sind mittlerweile schier unbeschränkt.

Hier ein paar Beispiele

  • Social Media Marketing
  • SEO
  • Grafikdesign
  • Webdesign / Webseitenpflege
  • IT-Dienstleistungen
  • Copywriting
  • Übersetzungen / Korrektur
  • u.v.m.

Vorteile einer virtuellen Assistentin

Von folgenden Vorteilen profitierst du, wenn du eine virtuelle Assistentin engagierst:

  • Du brauchst keinen Arbeitsplatz einzurichten und keine Infrastruktur und/oder Arbeitsmaterial zur Verfügung stellen
  • Du bezahlst nur die effektive Arbeitszeit, keine Pausen, keine Wartezeit, keine Leerzeit
  • Es entstehen dir keine Ausbildungskosten
  • Du bezahlst keine Sozialversicherungen und hast keinen Aufwand mit der Abrechnung
  • Dir entstehen keine Kosten im Krankheitsfall oder bei Unfall oder während den Ferien
  • Du zahlst kein Wochenend-Zuschlag
  • Du erhälst einfach eine Rechnung für die geleisteten Stunden

Und überzeugt? Entscheide dich dafür, dass deine Zeit WERTvoll ist und verbringe sie mit Aufgaben die du gerne machst.